Spesso ci si trova alle prese con testi formattati secondo i criteri più fantasiosi: parole incolonnate a forza di colpetti di barra spaziatrice, segni di interpunzione che galleggiano lontano dalle parole, invii casuali, spazi fra parole doppi o tripli, apostrofi al posto di accenti, profusione inutile di maiuscole e sottolineature, presunti diagrammi di flusso disegnati con tecniche bizzarre, titoli dello stesso peso ora con uno stile, ora con un altro, eccetera.
Vediamo allora di ribadire alcune regole elementari per la videoscrittura.
I programmi di videoscrittura sono più potenti di una macchina da scrivere. Questo significa che non è necessario andare a capo con il tasto Invio quando si raggiunge la fine della riga, si può continuare a scrivere tranquillamente e fare sì che il programma pensi da solo ad andare a capo al punto giusto. Il tasto Invio va premuto solo se si intende aprire un nuovo paragrafo.
Per chi è proprio alle prime armi, ricordiamo inoltre qualche breve indicazione sull’uso della punteggiatura:
- virgole, punti, due punti e via dicendo vanno scritti senza spazi a sinistra e con uno spazio a destra.
- L’apostrofo non vuole di regola spazi né a destra né a sinistra.
- Virgolette e parentesi vogliono spazi solo “all’esterno”: cioè, dopo l’apertura di una parentesi non va uno spazio, né prima della sua chiusura.
- Vanno spazi invece prima della parentesi aperta e dopo la parentesi chiusa (a meno che subito dopo la parentesi ci sia un ségno di punteggiatura). Word trasforma tra l’altro le virgolette standard in virgolette arrotondate, e se si sbaglia la disposizione degli spazi il programma fa inevitabilmente confusione.
Per tenere sotto controllo quello che c’è in un documento e a volte anche per capire qualche comportamento apparentemente inspiegabile di Word è fondamentale attivare la visualizzazione dei caratteri non stampabili. In questo modo i ritorni a capo, le tabulazioni, gli spazi e via dicendo sono mostrati sotto forma di simboli speciali, e possono essere trattati alla stregua di normali caratteri (cioè copiati, incollati o cancellati). I simboli vengono stampati solo a video, non su carta, e diciamo subito che all’inizio possono risultare un po’ fastidiosi. Per attivare e disattivare la loro visualizzazione, bisogna cliccare sul pulsante raffigurante una Pi greca, nella barra degli strumenti Standard.
Non bisogna usare gli spazi per impaginare un documento. Se si cerca di spostare una parola inserendo molti spazi consecutivi, si va incontro a difficoltà quando si inseriscono nuove parole o si modificano le dimensioni dei caratteri.
Uno degli errori più comuni è cercare di cambiare pagina premendo a ripetizione il tasto Invio. Tale soluzione ha però davvero molti inconvenienti: ad esempio con l’aggiunta o l’eliminazione di qualche riga si possono spostare in blocco tutte le pagine successive, per non parlare di quello che può provocare il cambio di dimensione dei caratteri del documento. Word dispone di due utilissimi comandi, uno per andare a “pagina nuova” e l’altro per passare alla colonna successiva: il primo si richiama con la combinazione di tasti Ctrl-Invio, il secondo con Ctrl-Maiusc-Invio (oppure si possono utilizzare le apposite voci dal menu Inserisci).
Per quanto riguarda l’uso dei font, bisogna ricordare di agire con moderazione. Quando sul Pc sono installati parecchi font True Type, le potenzialità grafiche di un programma come Word sono quasi infinite: per non appesantire i documenti è però necessario resistere alle tentazioni e creare documenti dall’aspetto coerente, in cui, non si utilizzano decine di tipi di caratteri diversi e in cui tutti i paragrafi allo stesso livello condividono la medesima formattazione. Anche se i testi scritti in questo modo possono sembrare meno “creativi”, risultano senza dubbio più chiari e leggibili.
Il medesimo consiglio vale per l’uso di WordArt: i titoli creati con questo accessorio sono spesso molto gradevoli (anche se a volta su carta non rendono bene come sul monitor), ma se sono troppi e soprattutto se hanno uno stile completamente diverso, ad esempio come tipo di carattere, rispetto al testo o ai titoli normali, finiscono con l’appesantire il documento.
